Ny IT-teknik fixar småföretagarens affärer

Går det att förena traditionstyngda hantverksyrken och ny teknik? Javisst, menar ädelstensexperten och egenföretagaren Annica Nilsson. För med en Smartphone i fickan och en mobil kortläsare i handen har hon inte bara full koll på sina kunder, hon har dessutom ökat omsättningen med över 300 procent.

I ett hantverksyrke arbetar man ofta i en tradition som bygger på äldre teknik. I regel krävs lång praktisk erfarenhet och inte minst konstnärlig förmåga för att bli en skicklig hantverkare. Men för att lyckas krävs också ett affärsmannamässigt tänk och en förståelse att utnyttja ny teknik. Annica Nilsson är gemolog (ädelstensexpert) och smyckesdesigner och har nått stor framgång med det egna företaget Pirum.

– Pärlor och stenar är sånt man egentligen aldrig vetat något om men som alltid har varit oerhört fascinerade, säger Annica Nilsson. För mig har fascinationen alltid funnits där och när jag fick chansen att göra något annat i livet så tog jag den.

I samband med makens utlandsstationering i Hong Kong för åtta år sedan bestämde sig Annica för att hoppa av jobbet som Marketing Manager och hoppa på en utbildning till gemolog. Väl hemma i Sverige igen, med tre examina i bagaget, kunde hon titulera sig både gemolog och pärl- och diamantgraderare. Idag anlitas hon som expert, håller föredrag om pärlor och pärlodling, och designar och säljer unika kvalitetssmycken.

Redan från början bestämde sig Annica för att ge företaget tre år på sig att visa lönsamhet. År 1 och 2 gick med raketfart. Efter det tredje var siffrorna inte längre röda och det tack vare ett vinnande koncept, en nära relation med kunderna och en medveten satsning på teknik.

– Jag har haft strategin att jobba med en kunddatabas där man både kan analysera historiken, jobba proffsigt i nuet och lägga en strategi för framtiden. En kunddatabas ger en stor styrka i ryggen när du fattar små beslut i vardagen. Många tror att man måste slå på stort med avancerade lösningar men min databas är inget sofistikerat utan en vanlig adressbok i Outlook som är integrerad med Office-paketet.

På det kombinerade kontoret/ateljén har Annica en vanlig PC med Microsoft Office-paketet och webbprogramvara för att bygga hemsidan. Eftersom hon ofta befinner sig på resande fot är dock det viktigaste arbetsverktyget hennes Smartphone.

– Där har jag alltid kunddatabasen med mig i fullskala. Den synkas hela tiden mot PC:n där hemma så om en kund ringer så får jag direkt upp alla uppgifter om kunden och vad den har köpt tidigare. Det är ungefär som att jobba i ett stort CRM-system men i liten skala.

I bilen sitter en separat GPS så att hon enkelt kan hitta till kunderna som finns från Piteå i norr till Ystad i söder. Hon har även viss försäljning till kunder i Australien, Hong Kong och USA.

Eftersom hela det färdiga varulagret med smycken i guld, silver och äkta pärlor betingar ett värde av hundratusentals kronor är det svårt för Annica att visa kunderna alla sina produkter. Vid större visningar och föredrag tar hon istället med en digital fotoram och en stor 36-tums platt-tv där hon visar upp sitt sortiment.

Men det som verkligen har fått fart på affärerna är den mobila kortläsaren som Annica skaffade sig efter två år.

– En mobil kortläsare är definitivt en stor fördel. Vilken försäljare åker runt med en stor kundkassa? När jag sålde smycken på belopp över tusen kronor hade folk inte kontanter med sig utan skulle betala med bank- eller postgiro. Men man får så extremt dåligt cash flow i ett litet företag. Det kan ta upp till sex veckor innan man får in pengarna på kontot och då får jag ju inte in pengar i firman som jag kan jobba med.

Istället för att tvingas ligga ute med pengar för hon över transaktionerna trådlöst via GSM-nätet och får därmed in pengarna på kontot dagen efter. Den mobila kortläsaren underlättar dessutom för köpsugna kunder som kan handla direkt utan att behöva ha kontanter på fickan. Kortläsaren i sig kostade 10.000 kronor i inköp men den hade betalat sig efter två månader.

– Jag har ökat min försäljning oerhört tack vare den. Kunderna kanske bara har ett par hundralappar i plånboken men har du en mobil kortläsare och folk blir shoppingsugna så är det liksom inga problem. Det blir också mer seriöst som företagare att profilera sig med, istället för kontanthantering eller överföring till privatkonto.

Kunddatabasen hålls ständigt uppdaterad. Direkt efter en kundträff för Annica in information som kunderna har lämnat om sig själv. Hon sparar även uppgifter om vad de har köpt, när och var de handlat, särskilda preferenser, köpesumma och transaktionssätt. Genom kunddatabasen får hon en oerhört god bild av genomsnittskunden och profiler t ex ”high spenders”. Hon ser att återköpsfrekvensen är över 50 procent, att kunderna kommer tillbaka år från år och att de ofta tar med sig nya kunder.

– Jag tycker det är oerhört stimulerande som egenföretagare att ha den kollen på mina kunder. Dessutom får jag en väldigt personlig relation med dem. Jag känner dem, vet vilka smycken och vilka mått de har, och om de har speciella önskemål. Deras makar är också väldigt glada för det här då jag lätt kan pricka in rätt present när det är dags för det. Så min databas är det heligaste jag har. Det är ovärderlig information.

Tack vare uppgifterna kan Annica också göra en aktiv kundbearbetning via mejlutskick och personliga vykort, där hon informerar om nyheter och bjuder in till olika marknadsaktiviteter.

– Att du håller kontakten med kunderna är att vara professionell tycker jag och även om man är småföretagare är det en viktig hederskodex.

Totalt har Annica investerat cirka 100.000 kronor i hårdvara och mjukvara, i jämförelse en liten investering mot den affärsnytta hon får ut. Och hon tror inte att företagets utveckling hade varit möjlig utan investeringarna.

– Omsättningen första året låg runt 75.000 kronor, men det är ett helt annat tryck nu. För 2007 räknar jag med att komma upp i en omsättning över 400.000 kronor. Jag tror inte att jag hade varit där jag är idag utan de här investeringarna. Frågan är om jag ens hade varit igång.

Publicerat i Entreprenör

Personligt/Annica Nilsson

Yrke: Gemolog, pärl- och diamantgraderare samt smyckesdesigner i det egna företaget Pirum
Bor: Uppsala
Familj: Gift med två barn
Intressen: Ridning, resor, främmande kulturer
Kuriosa: I februari 2008 blev Annica utnämnd till Kvinnlig företagsambassadör (de s k ”Maud Olofsson”-damerna) och arbetar ideellt med föredrag om företagsamhet under 2008 och 2009 genom Nutek.

Pirum

Grundades: 1993
Antal anställda: 1
Omsättning 2007: 240.000 kronor (estimat för 2008 cirka 400.000 kronor)
Vinst 2007: 130.000 kronor brutto, allt återinvesterat i varulager
Ägare: Annica och Magnus Nilsson

Annica Nilssons bästa råd till egenföretagaren

  • Känn efter att du verkligen brinner för det du vill göra. Utan denna glöd orkar man inte vara uthållig. Räkna med att det tar 3-5 år att se om företaget bär sig, så ha tålamod och börja inte vackla i din tro innan du testat idén fullt ut under längre tid.
  • Gör en affärsplan, mentalt och på papper, så att du i ryggmärgen känner vad du vill göra. Inte minst är det viktigt att tänka på avgränsningar, dvs. vad du inte ska göra. Det är också ett bra dokument att gå tillbaka till om man ska vidareutveckla företaget.
  • Se till att ha en bra bankkontakt. Det är värdefullt av flera anledningar; det ger ett bra kontaktnät i det lokala näringslivet, hjälp med finansiering och vidareutveckling samt är ett bollplank.
  • Ta hjälp av teknik där du finner det meningsfullt för din verksamhet. I de allra flesta branscher skulle man vinna oerhört på att ha ett litet kundregister och höra av sig till sina kunder då och då.
  • Tänk brett och snegla inte bara på vad andra redan har gjort i samma bransch. Se dig om vad andra gör i andra branscher.

Expertens 10 råd!

Lars Andersson, Marknadschef Lundalogik
Så här kan smarta IT-satsningar hjälpa det lilla företaget att sälja mer:

  1. Påbörja ett fokuserat, engagerat och långsiktigt arbete med kundvård. Var fanatisk och se till att varje kund eller kontakt du har lämnar dig med ett nöjt leende på läpparna. Även om det kostar i början så är detta garanterat din bästa och mest kostnadseffektiva marknadsföring.
  2. Skaffa ett CRM-system för att hålla koll på prospekt, kunder och leverantörer. Att ha ett fungerande relationsverktyg från början ger ovärderlig info i affärsverksamheten.
  3. Koppla ihop ditt säljstöd med Outlook. På så sätt får du din kalendern kopplad till din affärskritiska information.
  4. Använd en Smartphone och synkronisera din e-post och din kalender till din telefon. Då kan du som småföretagare verkligen kan arbeta där du är.
  5. Många överraskar sina kunder men få överraskar positivt. Att få exakt den service man förväntar sig får ingen att lyfta på ögonbrynen. En positivt överraskad kund däremot är betydligt mer benägen att börja tala om det bemötande han fått.
  6. Ha en nummerpresentatör kopplad till ditt säljverktyg. På så sätt kan du snabb se vem kunden är och ha alla uppgifter tillgängliga redan när du tar samtalet. Kunden känner sig ihågkommen och du spar tid.
  7. Det finns massor med kostnadsfria och bra instruktionsguider på Internet. Börja gärna med www.alltomcrm.se, en guldgruva för smartare kundvård.
  8. Se till att allt material du lämnar (broschyrer, visitkort, hemsida) håller högsta klass vad gäller stil, konsekvens och formgivning. Ta hjälp om du inte kan själv.
  9. Presenterar du mycket visuellt? Då är en liten projektor och en presentationsmus ovärderliga verktyg för att ge ett professionellt intryck.
  10. Se till att du blir hittad på nätet. Registrera dig överallt. Sök på ditt företagsnamn regelbundet.